[vc_row][vc_column][vc_column_text]Par Gisèle Henne, ADN, [email protected]
La visioconférence, ou vidéoconférence, est le procédé permettant de voir et de dialoguer avec un interlocuteur par un moyen numérique. Mise à profit en télétravail, la visioconférence permet d’effectuer avec efficacité des réunions à plusieurs intervenants, chacun étant connecté par son propre terminal en simultané.
Commençons par quelques outils populaires :
Hangout Meet (Google)
Skype (Microsoft)
Teams (Office365)
Messenger (Facebook)
Whereby
Discord
Zoom.us (gratuit et simple)
Jitsy (gratuit avec un bon de potentiel à investiguer)
Faire le bon choix d’outil
Si vous avez une structure de travail établie, vous travaillez pour une entreprise ou un organisme, et que vous assumez déjà des frais pour les outils de travail collaboratif Office ou Google (avec votre jeton Techsoup), vous devez commencer par vous documenter sur les outils disponibles avec vos abonnements et mesurer la sécurité de vos données selon votre utilisation. Mesurez ensuite vos besoins en fonctions de vos collaborateurs et des outils qu’ils possèdent.
Porter des écouteurs
Pour les réunions à plusieurs, équipez-vous d’écouteurs confortables munis d’un microphone. Documentez-vous adéquatement sur les caractéristiques de ces produits. Un bon écouteur de travail facilitera la captation de vos paroles et réduira les nuisances sonores ambiantes. Le confort physique d’une écoute de qualité vous permettra de vous concentrer plus longtemps et plus efficacement. On n’a qu’à penser à une réunion ou une formation dans un local où soudainement la ventilation s’arrête, le soulagement qu’on éprouve lors de cette réduction de nuisance sonore est un bon indicateur de l’effet de fatigue cérébrale que la nuisance sonore peut entraîner.
Ouvrir et fermer les canaux
Une réunion en visioconférence se fait à caméra ouverte et micro fermé. En tant que participant, on ouvre la vidéo pour partager notre présence et notre soutien au groupe et on coupe notre micro pour éliminer les nuisances sonores.
En réunion nombreuse (classe de formation, groupe de discussion sectoriel), il semble s’installer chez les participants une pratique consistant à fermer la caméra vidéo. Fermer le canal vidéo permet de libérer la bande passante si le participant obtient un mauvais signal, par exemple le son est entrecoupé d’interférences ou si l’image fige à tout moment.
Cette pratique a malheureusement la conséquence d’isoler l’animateur, car il parle alors devant une salle virtuelle de carrés noirs. Or, la force de la visioconférence est de recréer un rapport plus réel qu’au téléphone, en nous donnant l’opportunité de décoder les réactions non verbales des participants et de faire émerger les échanges. Imaginez l’état d’esprit d’un animateur qui doit livrer sa présentation sans aucune réaction, pas plus sonores que visuelles. Il s’agit d’une situation très inconfortable et démotivante. On doit donc demander au groupe à conserver les caméras ouvertes, si possible. Cette façon de faire engagera également un participation plus active de l’auditoire et on observera davantage d’interactions en conversation instantanée.
Préparer son environnement
Préparer l’environnement immédiat pour le rendre le plus tranquille possible: fermer les portes et fenêtres pour diminuer le bruit ambiant, enfermer les animaux dans un cagibi et hypnotiser les enfants à l’aide d’un écran. Idéalement, vous devriez informer vos proches de la réunion. Ceci évitera le passage d’une personne en tenue trop décontractée en arrière plan. Notez que certaines applications permettent de brouiller l’arrière-plan automatiquement. Si l’effet n’est esthétiquement pas intéressant, il nous permet de baisser notre niveau de stress relatif au désordre.
Planifier et animer sereinement
Animer une conférence en ligne demande beaucoup d’attention et de gestion de la plateforme. Il faut observer les participants qui demandent la parole, modérer les sources sonores, activer les partages d’écrans éventuels. Tout ça nécessite des manipulations constantes. Si des notes de travail doivent être prises, l’animateur sera difficilement en mesure de le faire. Il faut donc prévoir une aide à la prise de notes. Cela dit, prenez des notes pour planifier et jalonner adéquatement vos objectifs, il s’agit d’une bonne pratique de gestion de projet. Il est également impératif de planifier votre réunion de façon cyber-sécuritaire. Pour cela, il faut inviter les participants de façon privée, sécuriser la salle de réunion virtuelle à l’aide d’un mot de passe unique, désactiver certains contrôles des participants qui peuvent permettre des comportements indésirables, selon les applications.
Animer efficacement
Nous parvenons à certains constats, suite à notre expérimentation.
• Une réunion virtuelle aurait une durée optimale de 60 minutes;
• Le rythme de la rencontre doit changer de mode (panéliste, mode de concertation, dynamique, etc) après les 20 minutes maximum d’attention soutenue du cerveau humain;
• L’animateur ou le co-animateur peut gérer l’ouverture du micro des participants, selon les droits de parole;
• L’ouverture de la réunion doit présenter un partage d’écran d’accueil;
• L’enregistrement éventuel de la rencontre doit être démarré avant l’arrivée des participants;
• L’amorce de l’enregistrement et son arrêt doivent être à la charge de la co-animation;
• La fin de la rencontre doit être structurée et chaleureuse (ce qui n’est pas évident en virtuel), mais la conclusion doit être aussi structurée que l’introduction.
Pour toute question, n’hésitez pas à contacter votre ADN des Laurentides, Gisèle Henne. En télétravail pour la période de crise Covid-19, Gisèle est disponible sur son cellulaire au 514-914-0924.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
